Come gestire il dialogo con il tuo team senza la possibilità del vis a vis?

Come tutti ormai sappiamo, a causa dell’emergenza sanitaria sopraggiunta negli ultimi mesi, l’italia ha improvvisamente scoperto l’utilità e l’importanza del lavoro da remoto, che da semplice opzione è diventato una vera e propria risorsa. Questa transizione, che già di per sè non è stata semplice a causa dell’urgenza con la quale è stata messa in atto, ha posto davanti a molti leader una nuova sfida: guidare il proprio team dislocato sul territorio o con una modalità di lavoro ibrida (parte a distanza e parte in presenza) mantenendo alta la motivazione e l’efficienza dei processi lavorativi; per poter fare ciò è necessario ripensare a sé stessi e al proprio lavoro da manger in un modo nuovo.

Tra i requisiti richiesti a questa nuova tipologia di management a distanza c’è la comunicazione, leva fondamentale per un rapporto lavorativo funzionale e duraturo. Infatti l’interazione continua e fluida è la linfa vitale. Le capacità richieste per trasmettere un messaggio in maniera efficace non sono mutate rispetto ai tradizionali rapporti di lavoro ma è più complicato farlo senza guardare in faccia il nostro interlocutore, affidandosi solamente ad uno strumento tecnologico. Quindi, per una comunicazione che funzioni anche a distanza, è importante misurare ogni parola e azione, riflettendo prima di rispondere o reagire. Senza avere la possibilità di ricevere un feedback visivo dall’interlocutore diventa più complesso affrontare le normali attività quotidiane che solitamente svolgeremo fianco a fianco in ufficio.

E’ quindi indispensabile saper padroneggiare gli strumenti che ci consentono di effettuare videoconferenze a distanza, come: Google Hangouts Meet,Skype di Microsoft, Zoom, Whereby, BluesJeans e GotoMeeting o quelli che ci permettono di effettuare instant messaging, come la Chat all’interno dell’app Beaconforce. Inoltre, per comunicare con chi si trova all’estero è possibile sfruttare servizi di video interpretariato, come ad esempio Global Voices.

Inoltre, quando si gestisce un team a distanza, lo svolgimento di un progetto potrebbe essere rallentato a causa di risposte che a volte arrivano in ritardo. Per evitare che ciò accada il meno possibile è importante implementare un sistema facile e trasparente di tracciamento e segnalazione dei progressi. Ogni membro del team dovrebbe avere una chiara visione del percorso che sta intraprendendo e di quello che verrà dopo; quindi fissare delle scadenze e degli obiettivi chiari per tutti è fondamentale.

Per molti lavoratori il proprio manager viene visto come un’ancora di salvezza, un punto di riferimento e nell’emergenza la loro figura è stata ancor più fondamentale per indirizzare le persone ad intraprendere un percorso di autogestione. All’inizio della transizione verso il lavoro da remoto l’impegno maggiore è stato quello di parlare con le proprie persone, rassicurandole per aiutarle a reagire positivamente all’emergenza e spiegando loro le misure adottate dall’azienda. Successivamente lo sforzo è stato rivolto alla riorganizzazione delle attività. Il prossimo step sarà quello che aiuterà i dipendenti al ritorno in ufficio: quando passerà l’emergenza ci si potrà incontrare di nuovo dal vivo, ma sarà fondamentale non mettere da parte gli strumenti digitali che tanto ci hanno aiutato e senza dimenticare il ruolo fondamentale che ha giocato il lavoro da remoto durante gli ultimi mesi.