Come la settimana lavorativa di 4 giorni può aumentare il benessere dei dipendenti

Nel 1926, Henry Ford fondatore della Ford Motor Company chiuse, per due giorni a settimana, la sua fabbrica automobilistica che lavorava regolarmente 7 giorni su 7, dando vita a quella che oggi conosciamo come la settimana lavorativa di 5 giorni. Ford disse: “Come la giornata di otto ore ci ha aperto la strada verso la prosperità, così la settimana di cinque giorni ci aprirà la strada verso una prosperità ancora maggiore”. Questa strategia fu messa in atto per consentire ai dipendenti di avere un giorno in più per il relax e lo svago.

Arriviamo ora al 2022, periodo post-pandemia, in cui l’attenzione si è spostata sulla possibilità di riesaminare il modo in cui lavoriamo e l’idea di produttività ha ora un significato completamente diverso. I datori di lavoro stanno lentamente iniziando a rendersi conto che l’idea di Henry Ford potrebbe non essere altrettanto applicabile alla moderna forza lavoro. Oggi si pone grande enfasi sul benessere generale dei dipendenti, tenendo conto anche di altri aspetti della vita, come il tempo trascorso in famiglia, gli hobby e il coinvolgimento nella società.
Le ricerche hanno dimostrato che ascoltare la voce dei dipendenti e avere una settimana lavorativa di 4 giorni migliora e aumenta la produttività dei dipendenti. Il 92% delle persone è favorevole e afferma che migliorerebbe la propria salute mentale.

Questo mese, il Regno Unito sta avviando la più grande sperimentazione al mondo della settimana lavorativa di 4 giorni con la partecipazione di oltre 3.300 lavoratori, per un totale di circa 70 aziende. Questa ricerca spera di dimostrare che in realtà, dopo la pandemia, il nostro nuovo obiettivo è la qualità della vita. 

L’impatto positivo sul benessere delle persone

La motivazione principale che porterebbe i datori di lavoro ad optare per la settimana lavorativa di 4 giorni è quella di alleviare lo stress quotidiano delle persone. Le aziende prestano oggi particolare attenzione al benessere dei propri dipendenti e ne hanno fatto una priorità assoluta. Senza dubbio, i tuoi dipendenti sono altrettanto, se non più produttivi quando hanno il tempo di prendersi cura di se stessi, di passare del tempo con le loro famiglie e di avere un momento per ricaricarsi e rilassarsi.

Jeff Bettinger, Chief Human Resources Officer di Nu Skin, ha dichiarato che consentendo ai suoi dipendenti l’opzione di lavorare 4 giorni, essi si sono impegnati molto di più non solo con il loro lavoro, ma anche con l’azienda nel suo complesso. È fondamentale ricordare che un dipendente che si sente preso in considerazione si prenderà anche maggior cura della tua organizzazione.

Come migliorerà il benessere dei dipendenti?

  1. Aumento della produttività
    Diamo un’occhiata a Buffer. Nel maggio 2020 hanno effettuato una prima sperimentazione, durata un mese, della settimana lavorativa di 4 giorni. Naturalmente, c’era timore che si verificasse un calo della produttività e del coinvolgimento dei dipendenti. Dopo questo mese di prova, Buffer ha notato che i livelli di produttività erano rimasti costanti e ha così deciso di estendere la sperimentazione per altri 6 mesi, rendendola infine un elemento permanente della sua struttura organizzativa. Alcune aziende, ad esempio The Wanderlust Group, hanno effettivamente registrato un aumento della produttività. Un anno dopo aver implementato la settimana lavorativa di 4 giorni, The Wanderlust Group ha registrato un aumento del 100% dei ricavi annuali ricorrenti.
  2. Migliore Coinvolgimento dei Dipendenti
    È evidente che lavorare un giorno in meno a settimana renderebbe chiunque più felice. In generale, i dipendenti sperimentano livelli di stress più bassi, un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, un maggiore coinvolgimento e molto più tempo per lo sviluppo personale. I tuoi dipendenti avrebbero il tempo di partecipare a eventi di beneficenza che sono significativi per loro, di praticare sport che amano, di passare del tempo con le loro famiglie e i loro cari e forse anche di sviluppare le proprie competenze. È particolarmente importante riconoscere questo aspetto in un mondo post-pandemico in cui siamo tutti più esausti e stressati. Buffer ha monitorato queste metriche e ha scoperto che i dipendenti che si sentivano autonomi e flessibili erano molto più coinvolti e impegnati nel loro lavoro e anche con i colleghi.
  3. Maggiore efficienza
    Con la settimana lavorativa di 4 giorni si passa ovviamente meno tempo sul posto di lavoro ed è quindi necessario aumentare l’efficienza. Ma come?
    Riducendo il tempo dedicato ai meeting ed eliminando attività inutili, consentendo ai dipendenti di concentrarsi maggiormente ed evitando distrazioni. In questo modo si garantisce che i compiti vengano svolti in modo tempestivo ed efficiente. La settimana lavorativa di 4 giorni è stata sperimentata da Microsoft in Giappone e le settimane ridotte hanno portato a riunioni più efficienti, a lavoratori più felici e a un aumento della produttività del 40%.
  4. Aumenta la Talent Retention
    Non sorprende che un’organizzazione che decide di adottare la settimana lavorativa di 4 giorni sia attraente per i potenziali candidati. Le aziende che offrono questa opportunità, hanno il vantaggio di attrarre e assumere i migliori talenti del settore. C’è anche una maggiore possibilità che i tuoi migliori dipendenti decidano di restare a lungo in azienda, perché sanno che il loro benessere e la loro salute mentale sono importanti per il loro datore di lavoro. Soprattutto in questo periodo in cui il fenomeno della Great Resignation si sta verificando in tutto il mondo, adottare misure per trattenere i migliori dipendenti è diventata la priorità numero uno delle aziende. 

I nostri consigli per aumentare il benessere dei tuoi dipendenti

Sebbene i vantaggi siano più che evidenti, è importante riconoscere che si tratta comunque di un cambiamento organizzativo importante e come tale va gestito. È importante evidenziare e correggere qualsiasi potenziale problema che possa sorgere ed è ancora più importante che i tuoi dipendenti ricevano istruzioni chiare su cosa comporti questo nuovo cambiamento. 

  1. Quale giorno prendere off?
    In alcune aziende può essere difficile che tutti decidano di assentarsi lo stesso giorno. Le aziende devono quindi potersi organizzare e sapere con anticipo chi è presente o assente e in quali giorni. Inoltre, il management dovrà decidere chi sceglie quali giorni prendere, il dipendente o il datore di lavoro? In alcuni casi, come ad esempio in Buffer, si è deciso che tutti abbiano lo stesso giorno off, visto che potrebbe diventare difficile gestire chi è disponibile e quando. Altre aziende consentire ai dipendenti di decidere il giorno off, ma è importante che questo venga comunicato chiaramente non solo al manager, ma anche agli altri membri del team.
  2. Flessibilità
    Ci possono essere dipendenti che non sono interessati a lavorare un giorno in meno, ma forse preferiscono lavorare meno ore per 5 giorni alla settimana. Dovrebbe esserci spazio per la flessibilità, considerando che forse non tutti i tuoi dipendenti hanno una famiglia o dei figli di cui prendersi cura, o forse hai dipendenti che preferiscono lavorare la sera e non la mattina. È importante considerare questi diversi modelli di lavoro, perché le condizioni in cui i tuoi dipendenti lavorano meglio e svolgono il miglior lavoro per l’organizzazione potrebbero variare da persona a persona.

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  3. E gli stipendi?
    Gli stipendi dovrebbero rimanere invariati? Considerando che passeremmo meno tempo in ufficio, è una domanda valida da porsi. Il punto è che ora le aziende si concentrano sui risultati e non sulle ore. È sufficiente portare a termine il lavoro entro la scadenza richiesta e quindi, che sia fatto in 5 giorni o in 4, non dovrebbe avere alcun impatto sullo stipendio. Secondo la CBC Canada, se da un lato si riducono le ore di lavoro, dall’altro si registra un netto aumento della produttività dei dipendenti, il che conferma che la retribuzione non dovrebbe essere modificata. 
  4. Permessi e Ferie
    In questo ambito non esiste una soluzione univoca. Considerando che ci sono aziende che hanno sede in paesi in cui ci sono molti giorni festivi, può capitare che la settimana lavorativa sia spesso di 3 giorni.  Queste aziende possono prendere in considerazione la possibilità di ridurre la quantità di permessi retribuiti concessi ai propri dipendenti. Altre aziende, come Buffer, si concentrano molto di più sulla produzione e sulla produttività, quindi per loro ha avuto più senso mantenere le politiche attuali. Ogni azienda deve valutare e decidere cosa è meglio per i propri dipendenti e per la propria organizzazione.

  5. Comunicare, Comunicare, Comunicare!
    Da quando è scoppiata la pandemia, molte aziende hanno implementato il lavoro da remoto al 100% per i propri dipendenti, per cui è lecito pensare che a volte le informazioni vadano perse o non vengano comunicate alle persone giuste. Ricorda che l’efficienza è fondamentale e per garantirla a tutti i tuoi dipendenti, essi devono essere costantemente aggiornati e informati su ciò che sta accadendo, in particolare quando c’è un cambiamento nella struttura. Se l’azienda non ne dispone già, l’utilizzo di piattaforme di work management consente di documentare il lavoro svolto e i progressi compiuti, rendendo molto più facile per chiunque seguire il progredire dei progetti. Questo tipo di software risulta particolarmente utile quando qualcuno si assenta per ferie, perché permette agli altri membri del team di essere sempre pienamente consapevoli di ciò che sta accadendo e di ciò che deve essere fatto.

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    Quali sono i possibili effetti negativi della settimana lavorativa di 4 giorni e come risolverli

    Nessun cambiamento è privo di sfide, ma ci sono molti modi per superarle e rendere la transizione il più semplice e agevole possibile. Con la settimana lavorativa di 4 giorni, l’efficienza è in primo piano e di conseguenza ci sono meno riunioni per consentire ai dipendenti di concentrarsi sui loro compiti. Il rovescio della medaglia è che adottando questo tipo di organizzazione ci sono meno opportunità di interazione sociale e di conoscere i propri colleghi. Questa mancanza di coesione o di coinvolgimento del team può avere un impatto negativo, soprattutto per i team che lavorano da remoto.

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    Come si può risolvere questo problema? L’agenzia di comunicazione Praytell si è data come priorità quella di programmare meeting online e incontri specifici per conoscere gli altri membri del team, nonché sessioni dedicate esclusivamente alla prevenzione della salute mentale con i manager. Per alcune aziende potrebbe essere difficile all’inizio, visto che ora c’è meno tempo nella settimana lavorativa. Una volta avviato il processo, bisogna prendersi del tempo per programmare e organizzare eventi regolari che incoraggino i dipendenti a dedicare a queste attività del tempo e a interagire tra loro.

    Per un manager, un cambiamento così drastico all’inizio può essere scoraggiante. È importante ricordare che l’attenzione deve essere sempre rivolta ai dipendenti e alle loro esigenze, per assicurarsi di avere i migliori talenti possibili all’interno della propria organizzazione.

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